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发掘Word 2000自动更正功能

2009-11-10 07:40:41 浏览次数:0 评论 0

发掘Word 2000自动更正功能这篇文章的内容如下:

我们知道Word 2000中有个自动更正功能,但很多初学者体会不到此功能的实际用处,也就很少使用。其实自动更正的作用可大着呢,本文就介绍几个实用的例子,帮助初学者认识和掌握此功能。
  ▲输入冷僻字

 
  比如要你输入一个很少见的生僻字,你会怎么输入呢?最常用的方法就是使用GBK全拼了,用过GBK全拼的朋友都知道,在众多同音字中寻找所需的字,真是太麻烦了。假如要经常输入这个字,是不是每次都得像第一次输入那样麻烦呢?当然不,使用自动更正功能可方便地输入常用的生僻字。

  方法很简单,第一次输入时使用GBK全拼输入法或通过插入符号的方法输入生僻字,之后选定输入的内容,单击“工具→自动更正”,在“替换”文本框中键入替换字词,替换字词既要形象又要便于理解和记忆,比如“生”,最后单击“确定”。这样,以后只要输入“生”,Word 2000便会自动地把它替换为该生僻字。

  ▲输入特殊符号

  使用Word 2000会经常用到一些特殊符号,比如我为报纸写稿,稿件中经常要用到符号“→”,起初是通过输入法中的软键盘来插入此符号,为了提高效率,我使用自动更正功能为此符号设置了“替身”,只需连击三次“-”即输入“---”,Word 2000便自动的将输入的内容替换为“→”,非常方便。

  一些典型的应用,比如可以用“**”替换乘号,用“--”替换破折号,用“。。。”替换省略号,用“*1”替换“①”等。

  ▲输入常用语

  比如作者要经常在自己稿件的末尾处输入联系地址,Office小姐要经常输入自己单位的名称、地址等,对于这类常用语,也可以使用自动更正功能来实现快捷录入。例如我每次写完稿后,只要输入“我的地址”,Word 2000便自动的将其替换为姓名、邮编、地址、信箱等一段固定内容。设置方法同上。

  ▲文字校对

  中国的语言文化博大精深,大量同音字、近义词让很多人常常发生字词使用上的错误,有些人是因为知识上的欠缺而发生错误,有些人则是已经形成了习惯而很难改正。我们可以将一些容易出错的词语设置自动更正,比如有些报纸或街头的广告中常有“招聘启示”之类的错误,如果在Word 2000中设置将“招聘启示”自动更正为“招聘启事”,自己单位就不会闹这样的笑话了。其实,Word 2000已经为大多数容易出错的词句设置了自动更正,比如输入“众说纷云”时,Word 2000会自动将它改为“众说芬纭”。

  ▲插入一个表格

  我所在公司的文秘小姐要经常编制大量表格,其中很多表格的格式、项目相同,只是各项目的具体内容不同,以前的做法通常是,先打开以前编辑过的表格另存为一个文件,再将内容删除后录入新的内容。在我的建议下,她使用自动更正功能来简化操作,首先编辑好表格中以后要用到的相同部分,并设置好格式,然后选定整个表格,单击“工具→自动更正”,设置替换内容为“我的表格”,以后凡是要制作这类表格时,只要输入“我的表格”,所需要的表格便出来了,非常方便。



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