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如何批量发送邮件

2011-10-31 17:05:47 浏览次数:0 评论 0

如何批量发送邮件这篇文章的内容如下:

WPS邮件合并功能的使用

1. 简介

在实际工作中,我们常常需要编辑大量格式一致、数据字段相同、但内容不同且每条记录需单独成文的文件,如邮件、工资单等等。如果一份一份地编辑打印,虽然每份文件只需修改个别数据,一旦份数比较多,就成了一件非常苦恼的事情。

那么,有什么办法既可以减少枯燥无味的重复性工作,又能提高工作效率呢?WPS提供的“邮件合并”功能就能轻松满足用户的这种需要。从名字上看邮件合并,好像发邮件才用得着,其实不然,它的主要作用在于文件合并。就是先建立一个包含所有文件共有内容的主文档和一个包含变化信息的数据库,然后使用这个功能在主文档中插入变化的信息,形成一个合并的新文件。合成后的文件你可以保存到新文档或不同的新文档中,也可以打印,当然也可以以邮件形式发出去,这就要看个人的使用需求了。接下来我们就以发送员工工资单的邮件为例,看看这个功能的妙用!

2. 邮件合并应用

2.1. 建立数据库

我们可以使用WPS表格或Excel建立一张数据库表,命名为“工资单”(注意不要省略表格中的标题行,以免找不到数据库域),完成后的工作表如图1所示:

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图 1工资单

2.2. 建立主文档

在WPS文字中建立一篇主文档,将工资单的表格框架先搭建起来,如图2所示:

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图 2主文档

2.3. 进行邮件合并

步骤1 在刚刚建立的主文档中,选择“工具"邮件合并”,调出“邮件合并”工具栏。

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图 3邮件合并工具栏

步骤2 选择“打开数据源”,将建立的“工资单”导进来。

步骤3 将光标置于表格内要插入相应项目的位置,单击“插入域”,调出“插入合并域”对话框(如图4所示),在“数据库域”中选择插入的字段要保证与电子表格标题行中的一一对应,直至操作完毕。

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图 4插入域对话框

步骤4 点击“合并域”选项,可以依次查看工资单的列表明细。

编号

姓名

部门

基本工资

浮动工资

奖金

应发工资

扣款

实发工资

1

张三

财务

800

100

200

1100

80

1020

图 5合并域后的效果

步骤5 最后需要发邮件通知相关人员。选择“合并到电子邮件”,打开该对话框(如图5所示)。在“收件人”处选择“E-mail”;并在“主题行”一栏中写明“XX月份工资单”,可以选择以附件或纯文本的方式发送。“发送记录”选择“全部”,此时点击“确定”,后台会调用您本地默认的邮件服务器并发送邮件。数据库中的员工就可以只收到属于自己的工资单了。

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zwuv4EwxV=&Office 2005(1151)以上版本。



本文地址:http://www.itfw5.com/office/WPS/9789.html
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