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WPS Office 2007 表格快速填充数据技巧

2011-11-06 13:45:26 浏览次数:0 评论 0

WPS Office 2007 表格快速填充数据技巧这篇文章的内容如下:

来源:it168 作者:刘长德

在WPS 2007表格中填充数据时,经常遇到需要重复填充的数据,有时是在连续的单元格中填充,有时是在非连续的单元格中填充,连续的单元格还好说,只要用鼠标选中单元格,用鼠标指向单元格右下角,待鼠标变成十字形,按住Ctrl键,拖动鼠标到目标单元格,即可完成单元格的复制(待鼠标变成十字形,按住鼠标右键,拖到目标单元格,松开鼠标,选择‘复制单元格’,也可完成单元格的复制),如果要是填充非连续的单元格,或是同时填充几个表格这招就不怎么灵验了。

一、相同的数据快速填

有时我们需要在相邻单元格内重复输入相同的数据,输入的内容少还无所谓,如果要是像身份证号码那样的超长数据,不但费时费力,还容易出错。采用复制、粘贴或是用鼠标拖动复制的方法,还需要右手离开键盘移动鼠标,用鼠标选中或拖动,才能完成复制或是粘贴,这无形中就拖慢了输入速度,其实我们可以采用快捷键快速填充。

(1)快速向下填充

首先是在单元格中输入好要填充的数据,按下回车键,选中下面的单元格,左手按住Ctrl键的同时,再按下D键,此时即可快速的将上方单元格内的数据复制(填充)到下面的单元格内。

(调整按下回车时单元格的移动方向,可以点击‘工具―选项’,在打开的‘选项’窗口中,点击‘编辑与显示’标签,在‘按Enter键后移动M’右侧的‘方向I’中点击三角按钮,选‘向下’则按下回车键时,向下移动单元格,如图01,选择‘向右’则按下回车键时,向右移动单元格 )

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图1

(2)快速向右填充

同样是在单元格中输入好要填充的数据,按下右方向键,选中右侧单元格,左手按住Ctrl键,再按下R键,即可快速的将左侧单元格内的数据快速复制(填充)到右侧的单元格内。

提示:在单元格中输入内容时,单元格呈两种状态,一种是“输入状态”另一种是“编辑状态”,在输入状态下,移动光标键时会移动到下一单元格,在编辑状态下,光标键的移动只在单元格内部移动方便编辑。单击单元格时进入的输入状态,用鼠标双击单元格时进入的是编辑状态,也可以通过按下F2键在两种状态下切换。

二、填充连续的单元格

在WPS表格中填充单元格时,有时是按行填充,有时是按列填充,不论是按行还是按列填充,当输入到数据的边界时,就要移动鼠标重新选定单元格才能进行重新填充。此时我们不妨这样填充,首先是用鼠标选定要输入数据的单元格区域,如果是按行填充,每个单元格填充完成后,左手按下“Tab”键,此时光标会自动跳转到下一个单元格,当输入到数据的边界时,光标会自动跳转到下一行的开始处(如图02)。

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图2

如果是按列填充,每个单元格填充完成后,按下“回车键”, 光标也会自动跳转到下一个单元格,当输入到数据的边界时,光标也会自动跳转到下一列的开始处。这样是不是省去了用移动鼠标来选定单元格的时间,无形中也就提高了表格的输入速度。

三、非连续的单元格填充

有时要在一张表格的非连续区域内填充相同的数据,比如地址、邮编或单位名称等等,如果要是一个一个的填充或复制,将浪费大量的时间和精力。此时只要我们用左手按住Ctrl键,再用鼠标依次选中要填充数据的单元格,输入好我们要填充的数据,再用左手按住Ctrl键,右手按下回车键,这样,只要是我们选中的单元格就会全部自动填充相同的数据了(如图03)。

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图3

四、所有的表格同时填

在表格的操作中,经常会遇到要制作几张表格,表格的格式相差也不太大,并且有的部分内容还是相同的,比如说“部分数据或单位、地址、电话号码”等等,如果要是一张表一张表填,肯定是费时费力,采用复制、粘贴的办法同样效率也不是很高。此时我们可以这样操作,首先是用左手按住Ctrl键,用鼠标依次点击需要填充的表格标签(如图04)。

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图4

再用左手按住Ctrl键,用鼠标依次点击要填充的单元格,比如要合并、填充单元格时,此时只要点击格式栏中的“合并单元格”按钮,即可完成所有选中表格单元格的合并,之后再输入相应的内容,就完成了所有被选中的表格中单元格的合并与填充(如图05)。其它操作同样如此,左手按住Ctrl键,用鼠标依次选中需要填充的表格(可以是连续的,也可以是非连续的单元格),输入相应的数据后,左手按住Ctrl键,再点击回车键,即可完成数据的填充,这时在点击表格标签就会发现,凡是选中的表格中,在所有相同的部位都输入了相同的内容。稍后,只要是分别在其它表格中稍加适当的补充与修改,就可以形成表一、表二等几张表了。

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图5

在完成了所有表格填充之后,剩下的就是对单元格的格式设置与页面设置等操作了,(在所有选中的表格中)只要是对一张表格进行格式设置与页面设置,就能将所有选中的表格设置成相同的页面,这样一次就能同时完成几个表格的操作,工作效率肯定会大大提高。



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